04. April 2024

Pflicht zur eRechnung - Ein lohnender Kraftakt

Von Patricia Eichhorn

Eine Rechnung, die in Papierform an Kunden übermittelt wird, ist aus vielerlei Gründen für Unternehmen nicht mehr die beste Lösung: So fallen unter anderem für Druck, Papier, Umschläge und Porto erhebliche Kosten an. Und der klassische Versand bringt es zudem mit sich, dass die Rechnung den Kunden erst einige Tage später erreicht. Werden hingegen elektronische Rechnungen direkt nach Leistungserbringung versandt, dann verkürzt das die Forderungslaufzeit erheblich - das spart Kosten und personelle Ressourcen.

Was ist eine eRechnung?

Manch ein Unternehmen geht davon aus, das es sich bei einer PDF-Datei bereits um eine elektronische Rechnung handelt. Doch das ist ein Missverständnis: PDF-Dokumente stellen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerade keine elektronische Rechnung dar. Es handelt sich hierbei lediglich um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung.

Eine echte eRechnung kann hingegen automatisch und elektronisch verarbeitet werden. Es handelt sich daher um einen Datensatz in einer standardisierten Struktur. Hierfür gibt es unterschiedliche Formate: Die in Deutschland bekanntesten Dateiformate sind die XRechnung und das ZUGFeRD. Doch auch mittels EDI-Verfahren werden Rechnungsdaten ausgetauscht.

Wichtig: Auch bei einer elektronischen Rechnung müssen alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz beachtet werden und die Dateien aufbewahrt werden. Nur mit einer ordnungsgemäßen Rechnung ist ein Vorsteuerabzug möglich.

Die Pflicht zur eRechnung ab 2025

Der Bundesrat hat am 22.03.2024 das umstrittene Wachstumschancengesetz der Bundesregierung verabschiedet, was auch den Weg für die E-Rechnungspflicht frei macht. Gemäß den neuen Bestimmungen im Gesetz müssen ab 2025 alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen in einem von drei Formaten akzeptieren.

Diese Formate sind zwei XML-Formate namens Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL), sowie Factur-X/ZUGFeRD. Ab 2027 müssen Unternehmen schrittweise in einem dieser Formate Rechnungen versenden. Bis spätestens 2028 dürfen sogar kleine Unternehmen nur noch elektronische Rechnungen an ihre Geschäftspartner senden.

Außerdem beinhaltet das Wachstumschancengesetz eine Änderung des Umsatzsteuergesetzes: Ab 2026 sollen Papierrechnungen zwischen inländischen Unternehmen nicht mehr erlaubt sein, außer sie sind als PDF im XML-Format gemäß der Factur-X/ZUGFeRD-Spezifikation vorhanden. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrscheine. Rechnungen zwischen Unternehmen und Verbrauchern sind von dieser Regelung nicht betroffen und können weiterhin auf Papier oder als PDF erfolgen.

Diese Vorschrift zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Nachdem ähnliche Maßnahmen bereits in Italien, Ungarn und Frankreich eingeführt wurden, plant auch die EU ein "Umsatzsteuermeldesystem", bei dem Kopien jeder Rechnung innerhalb weniger Tage nach dem Versand eingereicht werden müssen. Das geplante innerdeutsche System soll mit dem europäischen System kompatibel sein. Die Ampelkoalition schätzt, dass die erwarteten Mehreinnahmen aus dem Wegfall von Umsatzsteuerbetrug jährlich zwischen 11 Milliarden und 14 Milliarden Euro liegen werden. Bundesweit sollen etwa 1,2 Milliarden Rechnungen pro Jahr betroffen sein.

Quelle: Bundesrat stimmt zu: E-Rechnungspflicht für Firmen kommt ab 2025

Was ist eine eRechnung?

Eine elektronische Rechnung, oder eRechnung, ist definiert als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dieser Schritt zielt darauf ab, Prozesse zu optimieren, Ressourcen zu schonen und die Bürokratie zu reduzieren.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gemäß der oben genannten Definition gilt ausschließlich für Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen (B2B). Zusätzlich müssen der liefernde Unternehmer und der Empfänger der Leistung im Inland (oder in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ihren Sitz haben.

Bitte beachten Sie: Die Ansässigkeit im Inland erfordert entweder einen Sitz, eine Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland, die an dem betreffenden Umsatz beteiligt ist. Sollte kein Sitz vorhanden sein, genügen auch der Wohnsitz oder der gewöhnliche Aufenthalt im Inland (gemäß § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG-E). Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland, ohne gleichzeitig ansässig zu sein, würde daher keine Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen auslösen.

Ausnahmen von der Verpflichtung

Nicht in jedem Fall ist eine eRechnung im o.g. Sinne verpflichtend. So können z. B. Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin als "sonstige Rechnungen" im o.g. Sinne übermittelt werden, also z.B. in Papierform. Gleiches gilt für Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Formate, die den Anforderungen entsprechen

Das BMF hat bereits erste Hinweise gegeben, ob die bekannten Formate XRechnung und ZUGFeRD die gesetzlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung erfüllen werden. Das Ergebnis zeigt, dass sowohl das XStandard-Format als auch das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 grundsätzlich den geplanten Anforderungen entsprechen. Dies ist eine wichtige Information für Unternehmen, die bereits eines dieser Formate nutzen oder planen, es zu implementieren. Es erhöht die Planungssicherheit und gibt Unternehmen mehr Zeit, sich auf die bevorstehenden Änderungen vorzubereiten.

Einsatz von EDI-Verfahren

Das BMF hat sich auch zum Einsatz von Electronic Data Interchange (EDI)-Verfahren geäußert. Hierbei handelt es sich um elektronische Datenaustauschverfahren, die in vielen Unternehmen bereits etabliert sind. Das BMF arbeitet derzeit an einer Lösung, die die Weiternutzung der EDI-Verfahren auch unter dem künftigen Rechtsrahmen sicherstellen soll. Allerdings ist es nicht ausgeschlossen, dass technische Anpassungen erforderlich sein werden. Dennoch ist das BMF bestrebt, den Umstellungsaufwand für Unternehmen auf das Notwendige zu begrenzen.

Wie stellen ich auf die eRechnung um?

Der Verband elektronischer Rechnungen (VeR) bietet klare Empfehlungen zur erfolgreichen Umstellung auf E-Invoicing (eRechnung) und zur entsprechenden Integration des Systems. Neben der Auswahl geeigneter technischer Komponenten erfordert dies auch Anpassungen auf unternehmensinterner Ebene. Zu den erforderlichen technischen Komponenten gehören ein elektronischer Rechnungseingang, ein digitaler Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das typische Vorgehen für die Umstellung auf E-Invoicing umfasst die folgenden Phasen:

Analyse der bestehenden IST-Prozesse
Identifizierung von Optimierungspotenzialen
Ableitung der SOLL-Prozesse
Auswahl geeigneter Anbieter

Das Change-Management wird während des Projekts durchgeführt, um sicherzustellen, dass die neuen Komponenten letztlich von allen Mitarbeitern akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise sollten bei dieser Umsetzung auch Potenziale zur Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Rechnungswesen erschlossen werden.

Umstellung auf eRechnungen

Aufbewahrung und revisionssichere Archivierung mit einem DMS Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen unterliegt, ähnlich wie bei papierbasierten Rechnungen, spezifischen Aufbewahrungsfristen. Die Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gewährleistet eine revisionssichere Archivierung und trägt somit dazu bei, die erforderlichen Aufbewahrungsfristen elektronischer Rechnungen einzuhalten.

Digitale Rechnungsverarbeitung einführen – mit d.velop in nur wenigen Schritten zur eRechnung Die DPS|BS unterstützt Sie gerne auf dem Weg zur elektronischen Rechnung. Dabei stellt die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung, inklusive Rechnungsworkflow mit elektronischem Archiv, unsere Kernkompetenz dar.

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