04. Dezember 2023

Tipps & Tricks Sage HR Suite - So gleichen Sie Krankenkassenguthaben aus

Durch den Krankenkassenwechsel oder Austritt eines Arbeitnehmers kann es zu einem Guthaben bei einer Krankenkasse kommen, da der Zahlbetrag aus der voraussichtlichen Beitragsschuld höher sein könnte, als die Beitragsschuld aus der Echtabrechnung.

Als Folge hiervon wird im Rahmen der nächsten Beitragsschuldermittlung eine negative Zahlung festgestellt.

Sind Arbeitnehmer bei dieser Krankenkasse versichert, erfolgt eine entsprechende Verrechnung des Guthabens mit einer Beitragsschuld. Ist kein Arbeitnehmer mehr bei der betreffenden Krankenkasse versichert, erstattet die Krankenkasse im Regelfall die Beiträge direkt an die Arbeitgeber.

Wenn ein Guthaben von der Krankenkasse erstattet wird, dann ist folgendes zu beachten:

Es erfolgt kein automatischer Ausgleich des Guthabens, sondern
Durch manuelles Eingreifen wird die Verrechnung des Guthabens im Krankenkassenstamm durchgeführt.

Guthabenprotokoll und Guthaben im Krankenkassenstamm anzeigen lassen

Wenn im aktuellen Monat kein Arbeitnehmer mehr bei der Kasse mit Guthaben versichert ist, dann ergibt sich im aktuellen Monat ein negativer Zahlbetrag.

Der Beitragsnachweis wird wie gewohnt erstellt und an die Kasse übermittelt. Hierbei wird keine Zahlung generiert. Grund dafür ist, dass die Kasse im Regelfall das Guthaben direkt auf das Bankkonto des Arbeitgebers überweist.

Beim Erzeugen der nächsten Beitragsnachweise über <Meldungen: Beitragsnachweis: Erzeugen der Beitragsnachweise> erhält der Anwender zudem den Hinweis auf ein Guthaben. Wird dieser mit „Ja“ bestätigt, wird die Ermittlung der Beitragsschuld abgebrochen und das Guthabenprotokoll angezeigt.

Im nächsten Schritt öffnen Sie bitte den Menüpunkt <Datenstamm: Krankenkassen>.

Hier wählen Sie die betreffende Krankenkasse aus. Wechseln Sie dann zu <Bankverbindung: Guthaben>.

Sie erhalten dann eine automatische Nachricht vom System, dass ein Guthaben festgestellt wurde. Auch diese Meldung bestätigen Sie mit „Ja“, damit das Guthaben in der Liste angezeigt wird.

Guthaben ausgleichen

Das Guthaben bei einer Krankenkasse wird nun in einer gesonderten Zeile ausgewiesen. Diese markieren Sie über einen Klick mit der Maus in das vorangestellte graue Kästchen. Hierdurch wird der Schalter „Ausgleichen“ aktiv.

Um das Guthaben auszugleichen bestätigen Sie diesen. Das Guthaben wird nun ausglichen.

Automatisches Ausgleichen des Guthabens

Im Formular <Krankenkassen> finden Sie unter <Bankverbindung: Bank> die Option "Negative Beitragsnachweise automatisch ausgleichen".

Beitragsnachweis entstanden ist. In diesem Fall wird das Guthaben automatisch ausgeglichen.

Sichtbar wird dies auf der Seite <Guthaben> im Register <Bankverbindung> der Krankenkasse. Hier erscheint bei automatisch ausgeglichenen Guthaben ein entsprechender Text in der Liste.

ACHTUNG: Bei einem manuellen Ausgleich darf der Haken „Negative Beitragsnachweise automatisch ausgleichen“ unter <Krankenkassen: Bankverbindung: Bank> nicht gesetzt sein!

Wichtige Hinweise:

Bitte beachten Sie, dass dies keine Rechtsberatung ist. Sollten Sie tiefergehende Fragen zu den gesetzlichen Grundlagen bezüglich der Urlaubsabrechnung haben, wenden Sie sich bitte an eine rechtsberatende Stelle, wie beispielsweise Ihren Steuerberater.

Sollten die hier aufgezeigten Umsetzungen für Sie nur bedingt umsetzbar sein, bitten wir Sie um eine entsprechende Information. Zu verschiedenen Themen gibt es gegebenenfalls weitere Lösungsansätze, welche wir zusammen erarbeiten können.

Sprechen Sie mit uns oder schreiben Sie uns eine E-Mail: Consulting-HR@dps-bs.de

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